Il Valore delle Parole nel Settore MICE: una Guida alla Terminologia Tecnica per il Successo degli Eventi”
La terminologia tecnica nel settore MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) non è solo un elemento linguistico, ma un potente strumento per garantire chiarezza, efficienza e coerenza nella comunicazione tra organizzatori e clienti. Comprendere e utilizzare una terminologia ed un linguaggio corretto consente di definire gli obiettivi, allineare le aspettative e ottimizzare le risorse.
Questo glossario è stato progettato a supporto di aziende, uffici marketing, ufficio acquisti e direzioni commerciali per approfondire i concetti chiave del settore, semplificare i processi e quindi favorire il successo degli eventi.
Ma, prima di tutto, chiamiamo le cose con il nome corretto, non amiamo particolarmente la parola evento in quanto è un termine ormai inflazionato e usato troppo spesso erroneamente “in origine con riferimento a importanti competizioni sportive, sul modello dell’inglese great event, e oggi esteso a qualunque manifestazione o spettacolo che attiri il pubblico” (Treccani).
CONVEGNO:
Dal Latino CONVENIUM, convenire = incontrarsi, trovarsi di due o più persone in uno stesso luogo, in un preciso momento, provenendo da più parti.
CONGRESSO:
Dal Latino CONGRESSUS deriva da Con Gredi = camminare insieme, incontrarsi. Riunione di studiosi, di artisti, di professionisti, oppure di rappresentanti di partito convenuti da varie parti per discutere di argomenti particolari riguardanti la categoria. Spesso di carattere periodico, con ampio numero di persone. Può durare diversi giorni e avere sessioni simultanee. I contributi provengono dagli appartenenti al gruppo promotore, dagli sponsor.
Es. Congresso medico, storico, scientifico, politico ecc.
SIMPOSIO:
Dal Latino Symposium, deriva dal Greco Con Bevanda = bere insieme. Era il momento del banchetto durante il quale greci e romani bevevano insieme, cantavano e discutevano. In un dialogo di Platone questa fase del banchetto verte sulla digressione filosofica.
Oggi si parla di convegno di studio – generalmente di breve durata – riservato esclusivamente agli invitati, in genere colleghi di pari grado, durante il quale si discute senza formalità sui vari aspetti di un tema predeterminato.
SEMINARIO:
Dal Latino Seminarum, deriva da semen = seme. Corso specialistico d’esercitazione per la formazione all’indagine scientifica, in generale gruppo di lavoro diretto da un docente, durante il quale gli allievi partecipano attivamente intervenendo con relazioni monografiche o prendendo parte ai dibattiti.
WORKSHOP:
Momento di incontro fra produttori e fornitori di beni o servizi e acquirenti. Il supporto fisico, utilizzato durante i lavori, è in genere un desk.
MEETING:
Dall’inglese To Meet = incontrarsi, voce già diffusa nel tardo ‘800. Il “mitingaio” era allora il frequentatore di comizi, l’oratore. Riunione promossa per discutere argomenti di interesse politico, sociale, culturale, all’interno di un universo sociale ben identificato e di argomenti di vario genere nell’ambito aziendale. Sinonimo di convegno. Incontro sportivo di solito comprendente diverse prove.
CONVENTION AZIENDALE:
Coinvolge un gruppo aziendale, attraverso un evento, con un preciso obiettivo informativo, motivazionale, celebrativo, sociale.
CONFERENZA:
Dal Latino tardo conferentia, derivazione di Con Ferire = portare insieme. Riunione di persone per trattare argomenti particolari o di attualità, scambiare punti di vista su tematiche ben precise. Generalmente di breve durata
Es. conferenza stampa, conferenza episcopale. Ecc
TAVOLA ROTONDA:
Dal francese antico, poema sulla gesta dei Bretoni (Re Artù). La tavola rotonda, luogo di discussioni a carattere aperto, era un simbolo della perfetta uguaglianza di diritti e competenze dei partecipanti, nel rispetto dell’ideale cavalleresco. Numero limitato di esperti e operatori di un determinato settore che si riunisce per discutere temi specialistici o professionali alla presenza di pubblico. Luogo di dibattito e confronto può essere promossa anche con l’obiettivo di sensibilizzare l’opinione pubblica.
INCENTIVE TRAVEL:
Convegno di un gruppo di persone appartenenti alla stessa azienda in un preciso luogo e momento oppure itinerante, caratterizzato da un programma sociale che prevale su quello professionale. Tipo di premio erogato come incentivo al raggiungimento di un risultato (target).
Glossario Meeting Industry
Abstract: sintesi di un discorso o di una relazione, generalmente compresa tra le 200 e le 500 parole
Accessibility: accessibilità, intesa come facilità di raggiungere la sede del convegno
Accommodation: posto a sedere, stanza, cuccetta o altro servizio fornito o venduto a un ospite, partecipante o passeggero
Accompanying person: persona che accompagna il partecipante ad un convegno, ad esempio il coniuge o un amico
Agenda: elenco di argomenti da trattare in un convegno; talvolta include una programmazione temporale
AGM : assemblea annuale di un’associazione, azienda, ecc.
Allotment: numero di camere prenotate es. per un congresso
Amenities: omaggi per gli ospiti, quali articoli da toilette, accessori per scrivere, cesto di frutta, ecc.
Attendee : colui che prende parte all’evento aggregativo. È attendee non solo il delegato ma anche le persone che lo accompagnano (coniuge, amico o partner) e lo speaker
Attendee profile: descrizione del delegato tipo con dettagli quali: sesso, età, luogo di provenienza
Attrition: la differenza tra quanto concordato (in termini di camere, coperti o altro tipo di presenze) e il numero reale al momento del convegno. Generalmente i contratti prevedono percentuali di riduzione prima dell’applicazione di penali
Attrition clause: penali che possono essere applicate da un albergo o altro fornitore quando i numeri reali sono diversi da quelli contrattati e tali da generare un danno al fornitore della struttura o del servizio
A/V: impianti audiovisivi
Banquet event order: abbreviazione BEO. Modulo utilizzato per fornire i dettagli al personale coinvolto in un servizio di ristorazione. Vedi anche: Function sheet
Barrier-free: assenza di ostacoli per l’accesso di persone con sedia a rotelle o disabili alle aree pubbliche di un edificio
Break even: termine contabile che indica il punto in cui le entrate e le spese si pareggiano
Breakout session: es. sessione di un convegno che si svolge simultaneamente alla plenaria. Anche più di una in contemporanea
Cancellation clause: clausola di un contratto che prevede penalità per entrambe le parti contraenti in caso di mancato adempimento dei termini dell’accordo.
Chart of accounts: lista dettagliata di costi e ricavi scomposti analiticamente. Ciascuna linea è numerata in modo da identificare ogni voce del budget e dei costi
Client: cliente; può riferirsi alla persona o all’azienda che si avvale di un professionista di convegni indipendente
Clinic: esperienza educativa simile al workshop, durante la quale i partecipanti imparano operando
Complimentary: abbreviazione: Comp. , gratuità
Conference: evento aggregativo utilizzato da una qualsiasi organizzazione per incontrare e confrontare opinioni, trasmettere messaggi, aprire un dibattito a dare pubblicità ad alcune correnti d’opinione in relazione ad argomenti determinati. Pur non avendo limiti temporali, le conferenze hanno solitamente breve durata ed obiettivi specifici. Le conferenze sono normalmente eventi aggregativi minori rispetto ai congressi. Vedi anche: Congress, Convention
Conference résumé: riepilogo dettagliato di tutte le necessità del convegno approntato dall’organizzatore a beneficio della struttura ricettiva e dei fornitori
Congress: il regolare incontro di un grande numero di individui appartenenti ad un’associazione prevalentemente scientifica, generalmente per discutere un particolare argomento. Un congresso dura normalmente diversi giorni e comprende diverse sezioni simultanee. La frequenza con cui si tiene un congresso è solitamente stabilita in anticipo rispetto alla fase attuazione e può essere annuale o con altro intervallo di tempo regolare. Vedi anche: Conference; Convention
Contingency plan: soluzione alternativa da applicare in caso di impedimento a svolgere il piano originale
Continuing Education Units: abbreviazione: CEUs. Requisito proprio di molte categorie professionali i cui membri devono certificare la loro partecipazione a programmi formali di educazione per garantire il mantenimento del loro livello di abilità successivamente al conseguimento del proprio titolo. Per estensione ad esempio CME: Educazione Continua in Medicina (ECM).
Convention: incontro generale e formale di un corpo legislativo o di un gruppo sociale o economico per fornire informazioni su una particolare situazione e creare il consenso verso la propria politica tra i partecipanti. Normalmente di breve durata, con obiettivi determinati ma senza una frequenza prestabilita. Vedi anche: Conference, Congress
Crisis management: piano per prevedere e prepararsi ad affrontare con successo situazioni problematiche che potrebbero presentarsi ed avere un impatto rilevante sul convegno
Critical path: lista delle funzioni significative, ordinate per data, da compiere in modo che il processo organizzativo fluisca senza impedimenti ed intoppi
Crowd control: informazioni erogate ai partecipanti per ridurre le code al minimo
Currency fluctuations: fluttuazione dei cambi
Customs broker: individuo o impresa che provvede a sdoganare le merci spedite da un’altro stato. Si tratta generalmente di persone autorizzate in base a norme specifiche
Delegate: persona autorizzata a partecipare ad un incontro
Destination: città, area o paese che possa considerarsi come possibile sede di un convegno
Educational credit: riconoscimento della partecipazione ad un programma di formazione permanente attestata da un ente autorizzato
Egress: deflusso (opposto a ingresso o afflusso)
Entertainment: attività svolta per l’intrattenimento
Environmental audit: ispezione finalizzata a stabilire le azioni utili per preservare l’ambiente
Evaluation: 1) valutazione di un convegno o delle sue sessioni.
2) sviluppo del profilo di un evento attraverso l’analisi dei suoi dati significativi
Event: occasione di un incontro pianificata – come convegno, esposizione, evento speciale, cena di gala, ecc.- spesso composto da diverse parti coordinate tra loro
Exhibit: area utilizzata per esporre prodotti, servizi o messaggi a livello individuale
Exhibitors’ manual: libretto d’istruzioni e informazioni sulla sede che ospita l’esposizione e i servizi offerti dal comitato organizzatore destinato agli espositori
Exposition: evento durante il quale vengono esposti prodotti e servizi
Financial procedures guide: guida che contiene le tecniche e le prassi da seguire per le operazioni contabili e bancarie
Floor plan: pianta in scala es. del piano dell’area di un albergo riservata ad un evento aggregativo
Follow-up: attività e comunicazioni che hanno luogo dopo il convegno; da non confondere con il processo di raccolta delle valutazioni finalizzato a misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi (feedback).
Forum: incontro o parte di esso organizzato in separata sede per la discussione aperta dei partecipanti accreditati su argomenti di pubblico interesse. Anche per scopi legali: come parte delle procedure presso un tribunale
Function sheet: raccolta di tutti i dettagli relativi alle necessità di un incontro; comprende informazioni sulla sistemazione alberghiera, le modalità di pagamento e tutto ciò che può risultare necessario per l’incontro quali, cibo, bevande, allestimenti e audiovisivi. È distribuito in ogni dipartimento dell’albergo ed è solitamente condiviso con l’organizzatore dell’incontro. Vedi anche: Banquet event order
Function space: spazio in cui si svolgono i diversi momenti del convegno
Fundraising: l’ottenimento di elargizioni in denaro, oggetti e altri valori da fonti esterne
Green meeting: convegno che adotta tutte le misure di protezione dell’ambiente (come l’uso di ceramica invece della carta, riciclo dei materiali utilizzati per gli allestimenti, ecc.)
Guarantee: impegno ad acquistare una quantità minima di camere o di coperti per funzione di ristorazione. Generalmente si prevedono penali se questo limite non viene rispettato. Si parla generalmente di minimo garantito.
Guest: Persona che paga per i servizi in una struttura ad esempio alberghiera oppure che accompagna un partecipante al convegno. Può essere il coniuge, un minore, anche accompanying person.
HR: Human resources, ovvero risorse umane
Hidden costs: spese impreviste
Host organization: gruppo che promuove il convegno nella sede in cui quest’ultimo ha luogo
Housing plan: pianificazione dell’uso di vari tipi di strutture ricettive per soddisfare le esigenze di un convegno
Housing bureau: divisione del convention bureau che assiste gli organizzatori nella gestione delle prenotazioni alberghiere dei partecipanti ad un convegno
In-Kind: servizi o beni offerti come forma di pagamento parziale o totale. Formula utilizzata nelle sponsorizzazioni
Installation: arco di tempo a disposizione per allestire gli spazi per un convegno, un trade show o altro tipo di evento
Interpretation: traduzione orale da una lingua ad un’altra anche del tipo Consecutive interpretation, Interpretation in relay, Simultaneous interpretation, Whispered interpretation, Wired-system interpretation
Itinerary: programma dettagliato di una visita, di un’escursione o di un viaggio
Lecture: discorso informativo e istruttivo generalmente tenuto da un esperto in materia
Letter of agreement: contratto. Documento che definisce i servizi, gli spazi o i prodotti tra le parti negoziali
Level of authority: descrizione del livello di responsabilità e di delega di ciascuna persona di un determinato gruppo
Logistics: attività intraprese per garantire la gestione efficiente ed efficace di materiali, informazioni e persone coinvolte nel convegno
Master account: modello su cui sono registrati i costi autorizzati da addebitarsi ad un gruppo ospitato presso una sede
Media strategy: piano per ottenere visibilità su un desiderato mix di mezzi di comunicazione (stampa, web, TV, ecc.)
Meeting: termine generale che indica il riunirsi di un gruppo in una sede allo scopo di discutere o svolgere una determinata attività. Questo incontro può essere condotto su basi create ad hoc o seguire un modello predefinito
Multimedia: utilizzo di due o più strumenti di comunicazione audiovisivi durante una presentazione
Official language: lingua ufficiale del convegno da usare in tutte le relazione e comunicazioni
Online registration: iscrizione via internet
On-site: sul luogo dell’incontro
On-site office: quartier generale temporaneo dell’organizzatore allestito in loco per gestire le fasi del convegno
Operations manual: guida procedurale di un convegno
Organization: l’Azienda, l’associazione o il cliente che fissa gli obiettivi del convegno
Participant: persona che partecipa attivamente al convegno; sono tali anche gli speaker (anche attendee o delegate)
Paperless conference: convegno che prevede l’uso di mezzi alternativi alla carta (come chiavetta USB, internet, ecc.) in tutte le sue fasi (marketing, registrazione, relazioni e atti)
Plenary: sessione alla quale prendono parte tutti i partecipanti ad un incontro o congresso
Post-conference meeting(s): riunione di debriefing che il meeting manager compie con i fornitori della struttura e dei servizi subito dopo il convegno per compiere una valutazione di tutti gli aspetti operativi dell’evento
Poster session: sessione dedicata alla discussione dei poster tecnici esposti all’interno della struttura in cui si svolge l’incontro. Protagonisti sono il presenter che illustra il suo poster e il o i delegati interessati
Pre-conference meeting: riunione nella sede del convegno che si svolge immediatamente prima dell’evento. Vi partecipano generalmente il meeting manager, i suoi assistenti, i direttori di reparto della sede congressuale, altro personale utile allo svolgimento del convegno e i fornitori. L’agenda è impostata per rivedere tutte le fasi gestionali e apportare eventuali correttivi
Pre and post-program(s): attività svolte prima e dopo il convegno
Pre-registration: iscrizione anticipata rispetto a quella in sede
Presenter: persona che presenta un argomento verbalmente o in forma visiva (esempio: poster)
Proceedings: trascrizione delle sessioni di un convegno
Program: piano che fornisce informazioni circa gli orari e i luoghi in cui si svolgono gli eventi
Prospectus: kit informativo approntato per espositori e sponsor potenziali
Protection clauses: clausole che proteggono i fornitori di strutture e servizi nel caso in cui le quantità negoziate siano diverse da quelle reali al momento del convegno. Sono anche note come clausole di erogazione o attrition
Protocol: consuetudini e procedure inerenti a formalità diplomatiche, cerimoniale.
RFP (Request for Proposal): documento che elenca i servizi richiesti da un contractor esterno, servizi oggetto di una gara d’appalto
Registration: Iscrizione come partecipante ad un convegno, metodo di prenotazione e pagamento
Résumé sheet: vedi function sheet
Rider: clausola aggiuntiva di un contratto che prevede particolari necessità, coperture o condizioni
Room block: numero di camere riservate o occupate moltiplicato per il numero di notti in cui ciascuna stanza è riservata o occupata
Rooming list: elenco delle persone che richiedono il pernottamento. Include il tipo di camera e le date di arrivo e di partenza
Room rate: costo previsto per l’occupazione di una camera
Set up: tipologia allestimento di una sala es. a teatro, a banchi scuola.
Seminar: un incontro o una serie di incontri di specialisti, in numero variabile da 10 a 50, che hanno competenze differenti ma che sono accomunati da un interesse specifico e si riuniscono ai fini della formazione professionale. Il programma di un seminario ha lo scopo di arricchire le abilità di ciascun partecipante
Signage: segnaletica e cartellonistica con informazioni utili per i presenti
Signing authority: persona che ha l’autorità di firmare i documenti, autorizzare addebiti, garantire pagamenti, contrattare spazi, servizi e forniture
Simultaneous translation: traduzione orale simultanea da una lingua a un’altra
Site: area, proprietà o struttura specifica che può essere utilizzata per un convegno
Site inspection: verifica di struttura o area da parte di meeting planner e clienti
Speaker: relatore ad un convegno. A secondo dei casi, gli speaker possono essere “keynote” (quando indirizzano un argomento specifico durante una sessione plenaria), “facilitator” (quando coordinano un seminario), “moderator”(quando moderano una tavola rotonda), ecc.
Special requirements: esigenze speciali di persone prevalentemente disabili o con intolleranze alimentari
Sponsorship: denaro, merce, servizi o attrezzature rese in cambio di menzione da parte di aziende
Subsidy: sussidio, denaro o altra assistenza finanziaria elargita da enti governativi da una persona o impresa per consentire la realizzazione di progetti con utilità pubblica
Supplier: individuo, società, struttura, agenzia, ecc. che fornisce beni o servizi per un incontro. Fornitore
Symposium: riunione di un determinato numero di esperti in un particolare campo durante la quale i lavori vengono presentati e discussi da specialisti allo scopo di dare consigli
Teleconference: tipologia di incontro che riunisce tre o più persone dislocate in due o più sedi tramite un collegamento audio. Vedi anche: video-conference
Theme event: ricevimento o banchetto caratterizzato da un tema
Transportation coordinator: persona incaricata della pianificazione e della gestione dei trasporti
Venue: sede del convegno, normalmente un edificio quale hotel, centro congressi, ecc.
Video conference: tipologia di incontro che riunisce tre o più persone dislocate in due o più sedi tramite un collegamento audio-video. Vedi anche: Teleconference
Virtual conference: convegno a distanza tra due o più persone collegate tra loro con audio e video via satellite o via internet.
Webcasting: (Internet broadcasting) trasmissione di programmi audio e video attraverso internet
Webinar: Seminario condotto sul web. La caratteristica principale di tutti i w. è la partecipazione di persone dislocate in luoghi differenti. Un w. può essere condotto in tempo reale e/o registrato per una successiva consultazione su richiesta. (Treccani)