Chiamiamo le cose con il loro nome…
Differenza tra Location e Venue: Due Termini Fondamentali nell’Organizzazione di Eventi Congressuali.
Nel settore degli eventi congressuali, i termini “location” e “venue” vengono spesso usati come sinonimi, ma in realtà hanno significati distinti e complementari. Comprendere questa differenza è essenziale per pianificare e comunicare efficacemente con i professionisti del settore e i clienti.
Location: il contesto generale – La location si riferisce al luogo geografico o al contesto in cui un meeting viene organizzato. Può indicare:
Una città, un’area rurale o un quartiere specifico.
Una destinazione turistica (es. Firenze, il Lago di Garda o le Dolomiti).
L’ambiente circostante, come una spiaggia, un parco o un centro storico.
Ad esempio, dire che un meeting si svolgerà “in Toscana” fa riferimento alla location, fornendo un’indicazione del contesto generale e dell’attrattiva geografica o culturale del luogo.
Venue: lo spazio specifico – La venue, invece, rappresenta lo spazio fisico specifico scelto all’interno della location dove il meeting si terrà. Include tutte le caratteristiche funzionali e strutturali necessarie per l’organizzazione dell’evento congressuale. Esempi di venue sono:
Hotel con sale conferenze (es. un resort 5 o 4 stelle con un centro congressi).
Sale polifunzionali o auditorium.
Ville storiche, castelli, musei o spazi industriali riqualificati.
Ristoranti, rooftop o spazi privati.
Un esempio concreto: se l’evento congressuale è organizzato “a Firenze” (location), la venue potrebbe essere il Palazzo dei Congressi, una villa sulle colline fiorentine o una sala all’interno di un hotel di lusso.
La scelta della location è spesso guidata da fattori strategici come:
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Facilità di accesso e trasporti, ad esempio la presenza di aeroporti o stazioni ferroviarie.
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Attrattiva culturale o naturale, che rende il contesto più desiderabile per i partecipanti.
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Coerenza con il concept del meeting, come un evento enogastronomico organizzato in una regione vinicola.
La venue, invece, è selezionata sulla base di caratteristiche tecniche e logistiche, come:
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Capacità e allestimenti degli spazi.
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Dotazioni tecnologiche (audio, video, illuminazione).
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Servizi aggiuntivi, come catering, parcheggio e personale di supporto.
Un esempio pratico:
Immaginiamo di organizzare un congresso medico.
Location: Roma, per la sua centralità e il suo prestigio storico-culturale.
Venue: il Roma Convention Center “La Nuvola”, scelto per la sua ampia capienza e le strutture tecnologicamente avanzate.
Conclusione
In sintesi, la location definisce il dove generale, mentre la venue identifica il dove specifico. Entrambi i termini sono fondamentali per comunicare con chiarezza durante la fase di pianificazione e promozione di un meeting. La scelta accurata di location e venue non solo influenza la riuscita tecnica dell’evento congressuale, ma contribuisce anche a creare un’esperienza memorabile per i partecipanti.